Anleitung für Einsteiger

Kanzlei-Postfach einrichten Schritt für Schritt zu LexA

Wie Ihre bestehenden Adressen name@kanzlei-name.de künftig über Microsoft 365 oder Google Workspace laufen und sich danach sicher mit LexA verbinden – verständlich erklärt, ganz ohne IT-Vorkenntnisse.

Wichtig: Ihre Domain bleibt bei IONOS oder STRATO registriert. Es ändern sich nur einige E-Mail-Einträge (DNS) – Ihr Domain-Vertrag, Ihre Rechnung und eine eventuelle Website bleiben unverändert.
Einführung

Warum der Umzug? Die Vorteile

Das einfache IONOS- oder STRATO-Postfach reicht zum reinen Mailempfang, ist aber für eine Kanzlei mit LexA nachteilig: keine moderne Anmeldung (kein OAuth) – LexA müsste Ihr Passwort speichern; keine Zwei-Faktor-Absicherung der Schnittstelle; und keine modernen Funktionen wie zuverlässige Synchronisation oder serverseitige Suche. Microsoft 365 und Google Workspace lösen das – und sind für eine Rechtsanwaltskanzlei auch datenschutzrechtlich der bessere Weg.

Empfohlen

Microsoft 365

Unsere Empfehlung

  • Sicherste LexA-Anbindung: moderne Anmeldung (OAuth). LexA erhält nur ein jederzeit widerrufbares Zugriffs-Token – Ihr Passwort verlässt nie Ihr Haus.
  • Datenschutz für Berufsgeheimnisträger: Microsoft EU Data Boundary (Datenverarbeitung in der EU), Ausbau der Verarbeitung in Deutschland 2026, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Eine gute Grundlage für Art. 28 und Art. 44 ff. DSGVO sowie § 203 StGB – die rechtliche Bewertung im Einzelfall trifft Ihre Beratung.
  • Vertraute Werkzeuge: Outlook, Word, Excel – inkl. Desktop-Office im Tarif Business Standard, ideal für Schriftsätze.
  • Bequem über LexA: Wir können Lizenz, Einrichtung und Abrechnung für Sie übernehmen – ein Ansprechpartner.
Alternative

Google Workspace

Die sichere Alternative

  • Ebenfalls moderne, sichere LexA-Anbindung über OAuth (Gmail).
  • Schlanke, sehr einfache Bedienung: Gmail, Kalender, Drive und Meet.
  • Geeignet für Kanzleien, die bereits im Google-Umfeld arbeiten. Hinweis: Prüfen Sie mit Ihrer rechtlichen Beratung die Datenregion und die EU-Zusagen für Berufsgeheimnisträger.

Beide Anbieter liegen preislich nah beieinander. Wir empfehlen Microsoft 365 (Business Standard) – wegen Desktop-Office, dem ausgereiften Datenschutz-Rahmen und der Rundum-Betreuung durch LexA. Wer schon mit Google arbeitet, fährt mit Google Workspace ebenso sicher. Konkrete Lizenzpreise nennen wir Ihnen gern im Gespräch.

Überblick

Der Weg in drei Etappen

Sie wählen einen der beiden Wege. Beide enden gleich – beim Schritt „Postfach mit LexA verbinden“.

  1. 1

    Domain bleibt bei IONOS / STRATO

    Nur einige DNS-Einträge werden angepasst. Registrierung, Vertrag und Rechnung bleiben unverändert.

  2. 2

    Postfach zieht um

    Ihre Adressen name@kanzlei-name.de laufen künftig über Microsoft 365 oder Google Workspace.

  3. 3

    Postfach mit LexA verbinden

    Per moderner Anmeldung (OAuth) – LexA erhält nur ein widerrufbares Zugriffs-Token, niemals Ihr Passwort.

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Sie nutzen schon Word/Outlook oder möchten Desktop-Office und Rundum-Betreuung → Microsoft 365. Sie arbeiten bereits mit Gmail/Google → Google Workspace. Im Zweifel: Microsoft 365.

Konto erstellen

Konto selbst beim Anbieter anlegen

Sie können das Konto direkt beim Anbieter anlegen – mit kostenloser Testphase, danach Kauf. Die folgenden Links führen zur offiziellen Registrierung. Mit dem Konto erhalten Sie nicht nur das E-Mail-Postfach, sondern ein ganzes Paket weiterer Dienste.

Empfohlen

Microsoft 365

Microsoft 365 testen / kaufen(öffnet bei Microsoft)

Enthaltene Dienste

  • Geschäftliche E-Mail (Exchange/Outlook)
  • Teams (Chat & Videokonferenz)
  • OneDrive (1 TB Cloud-Speicher)
  • SharePoint
  • Word, Excel, PowerPoint, Outlook (Web & Mobil; im Tarif Business Standard auch als Desktop-Apps)
  • OneNote, Loop, Clipchamp
  • Bookings, Planner, Forms
Alternative

Google Workspace

Google Workspace testen(öffnet bei Google)Tarife ansehen(öffnet bei Google)

Enthaltene Dienste

  • Geschäftliche E-Mail (Gmail)
  • Kalender
  • Meet (Videokonferenz)
  • Chat
  • Drive (Cloud-Speicher)
  • Docs, Sheets, Slides
  • Forms, Sites
  • Gemini (KI-Assistent)
  • Zusätzlich Keep, Tasks, Vids, NotebookLM, AppSheet
Für eine Rechtsanwaltskanzlei empfehlen wir einen Geschäftstarif (Microsoft 365 Business bzw. Google Workspace Business) mit eigener Domain kanzlei-name.de – nicht das kostenlose Privatkonto. Anbieter-Tarife und -Preise können sich ändern; maßgeblich ist die jeweilige Anbieter-Seite. Auf Wunsch übernehmen wir die Einrichtung für Sie. Kontakt aufnehmen
Schritt für Schritt

Zwei Einrichtungsmanuals

Wählen Sie einen Weg. Beide Manuals enden gleich – beim Schritt „Postfach mit LexA verbinden“. Folgen Sie entweder Microsoft 365 (empfohlen) oder Google Workspace.

Video-TutorialVideo-Tutorial folgtHier entsteht eine Schritt-für-Schritt-Videoanleitung. Bis dahin führt Sie die Anleitung unten durch alle Schritte.

Schritt 1: Microsoft-365-Postfach für die Kanzlei einrichten

  1. Microsoft-365-Tarif wählen (Empfehlung: Business Standard mit Desktop-Office; Business Basic genügt, wenn Office bereits vorhanden ist). Bequem: Bezug über LexA – wir richten ein und rechnen ab.
  2. Im Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com) anmelden.
  3. Unter Benutzer → Aktive Benutzer für jede Anwältin/jeden Anwalt und jede Mitarbeiterin/jeden Mitarbeiter ein Benutzerkonto anlegen.
Screenshot folgt
Tarifauswahl, Anmeldung im Microsoft 365 Admin Center und das Anlegen der Benutzerkonten.

Schritt 2: Eigene Domain hinzufügen und verifizieren

  1. Im Admin Center: Einstellungen → Domains → Domain hinzufügen.
  2. kanzlei-name.de eingeben und „Verwenden“ klicken.
  3. Microsoft zeigt einen TXT-Eintrag zur Bestätigung an (Form MS=ms…). Wert notieren.
  4. Diesen TXT-Eintrag im DNS Ihres Registrars eintragen – siehe Schritt 3 (Reiter „DNS bei IONOS“ oder „DNS bei STRATO“).
  5. Zurück im Admin Center „Überprüfen“ klicken. Die Bestätigung erfolgt meist in wenigen Minuten.
Screenshot folgt
Dialog „Domain hinzufügen“ und der von Microsoft angezeigte TXT-Verifizierungseintrag.

Schritt 3: DNS-Einträge bei Ihrem Anbieter umstellen

Wählen Sie Ihren Registrar:

  1. 1Bei IONOS anmelden → Domains & SSL → kanzlei-name.de → DNS.
  2. 2TXT (Verifizierung): Eintrag mit dem MS=ms…-Wert aus Schritt 2 (Host/Name @).
  3. 3MX: vorhandene IONOS-MX-Einträge entfernen, neuen MX → kanzlei-name-de.mail.protection.outlook.com, Priorität 0.
  4. 4SPF (TXT): v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all.
  5. 5DKIM: zwei CNAME-Einträge selector1._domainkey und selector2._domainkey auf die von Microsoft angezeigten Ziele.
  6. 6Autodiscover (CNAME): autodiscover → autodiscover.outlook.com.
  7. 7DMARC (TXT, empfohlen): Host _dmarc, Wert v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:postmaster@kanzlei-name.de.
  8. 8Speichern.
Screenshot folgt
DNS-Verwaltung bei IONOS mit den neuen MX-, SPF-, DKIM- und Autodiscover-Einträgen.

Schritt 4: Bestehende E-Mails übernehmen

optional

Wenn Sie Ihren bisherigen Posteingang mitnehmen möchten: die IMAP-Migration vor der MX-Umstellung starten (Admin Center → Exchange → Migration, Quelle imap.ionos.de bzw. imap.strato.de), damit kein Posteingang doppelt geführt wird. Reihenfolge: Domain verifizieren → Postfächer anlegen → Migration → MX umstellen → altes Postfach nach einer Schonfrist abschalten. Bei Unsicherheit unterstützen wir Sie.

Screenshot folgt
IMAP-Migration im Microsoft 365 Admin Center.

Schritt 5: Postfach mit LexA verbinden

  1. In LexA (app.lexatech.de) anmelden → Einstellungen → E-Mail / Postfächer.
  2. „Postfach verbinden“ → Microsoft 365 wählen.
  3. Zur Microsoft-Anmeldung weiterleiten lassen und mit name@kanzlei-name.de anmelden.
  4. Den Zugriff der App LexA bestätigen (Zustimmung zur App lexa-mail; als Herausgeber zeigt Microsoft die Betreibergesellschaft von LexA an, siehe Impressum).
  5. Fertig: Das Postfach erscheint als verbunden.
Screenshot folgt
LexA-Einstellungen „E-Mail / Postfächer“ und der Microsoft-Zustimmungsdialog.
LexA speichert niemals Ihr E-Mail-Passwort, sondern nur ein jederzeit widerrufbares Zugriffs-Token.
Anhang

Sie möchten bei Ihrem IONOS-/STRATO-Postfach bleiben?

LexA kann ein IONOS- oder STRATO-Postfach künftig auch direkt per IMAP/SMTP anbinden (E-Mail-Adresse + Passwort). Diese Variante ist weniger sicher (kein modernes OAuth, das Passwort wird bei LexA hinterlegt), bietet weniger Funktionen und funktioniert nicht für Microsoft-365-Postfächer. Wir empfehlen den Weg über Microsoft 365 oder Google Workspace. Sprechen Sie uns an, wenn die Direktanbindung für Sie nötig ist.

Wir richten das für Sie ein

Sie möchten den Umzug nicht selbst machen? Wir übernehmen Lizenz, Einrichtung, DNS-Umstellung und die Anbindung an LexA – aus einer Hand. Konkrete Lizenzpreise nennen wir Ihnen im Gespräch.

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